Documents प्रबंधित करें
अपने content documents को organize, update, और maintain करना सीखें। इसमें documents देखना, folders से organize करना, content update करना, और bulk operations करना शामिल है।
यहाँ कैसे जाएं
- Sidebar में Content पर click करें
- List में अपने सभी documents देखें
Documents देखना
Content section से अपने documents access करें:
- List में सभी documents देखें
- प्रत्येक document के लिए processing status देखें
- Check करें कि documents कब जोड़े या update किए गए
Document Details
किसी भी document पर click करके देखें:
| जानकारी | विवरण |
|---|---|
| File information | नाम, size, format, upload date |
| Processing status | Pipeline में current state |
| Chunk count | बनाए गए searchable segments की संख्या |
Documents Organize करना
Folders उपयोग करना
Related documents organize करने के लिए folders बनाएं:
- New Folder button (folder icon with plus) पर click करें
- Folder का नाम enter करें
- Create पर click करें
Suggested organization:
- Topic के अनुसार (Products, Policies, FAQs)
- Department के अनुसार (Sales, Support, HR)
- Document type के अनुसार (Guides, References, Tutorials)
Documents Move करना
Folders के बीच documents move करें:
- Document menu (⋮) पर click करें
- Move to Folder select करें
- Destination folder चुनें
Tags उपयोग करना
Flexible categorization के लिए documents में tags जोड़ें:
- Document menu (⋮) पर click करें
- Manage Tags select करें
- जरूरत के अनुसार tags जोड़ें या हटाएं
Tags folders के साथ काम करते हैं — primary organization के लिए folders और cross-cutting categories के लिए tags उपयोग करें।
Documents Update करना
Failed Document Reprocess करें
यदि कोई document process fail हो जाए, तो retry कर सकते हैं:
- Document menu (⋮) पर click करें
- Reprocess select करें
Reprocess option केवल “Failed” status वाले documents के लिए दिखाई देता है।
Content Replace करना
Document का content update करने के लिए, पुराना version delete करें और नई file upload करें। Document automatically process होगा।
Documents Delete करना
जिन documents की जरूरत न हो उन्हें हटाएं:
- Document menu (⋮) पर click करें
- Delete select करें
- Deletion confirm करें
Deleted documents permanently remove हो जाते हैं और recover नहीं किए जा सकते। Content आपके agents द्वारा searchable नहीं रहेगा।
Bulk Operations
एक साथ कई documents manage करें:
- Checkboxes उपयोग करके कई documents select करें
- Bulk action menu उपयोग करें:
- Move to Folder — Selected documents को folder में move करें
- Reprocess Failed — Selection में failed documents के लिए processing retry करें
Search और Filter
Specific documents खोजें:
| Feature | विवरण |
|---|---|
| Search | Document name से search करें |
| Filter by folder | उसके contents देखने के लिए document browser में folder click करें |
| Filter by tag | Specific tags वाले documents दिखाने के लिए tag filter उपयोग करें |
Documents upload date (सबसे नया पहले) के अनुसार sort किए जाते हैं।
Storage Management
अपना storage usage track करें:
- Dashboard पर जाएं
- Current usage और limit दिखाने वाला “Storage Used” card देखें
- Space free करने के लिए unnecessary documents delete करें
Tips
- Content clean रखने के लिए नियमित रूप से outdated documents हटाएं
- Easy retrieval के लिए documents organize करने के लिए folders और tags उपयोग करें
- Failed documents check करें और जरूरत पड़ने पर reprocess करें
- Content update करने के लिए, पुराना document delete करके नया version upload करें
- एक साथ कई documents को folders में move करने के लिए bulk operations उपयोग करें
- Agents को confuse करने से बचाने के लिए duplicates delete करें
सामान्य प्रश्न
प्र: Document का content कैसे update करूं? उ: पुराना document delete करके नया version upload करें। नया document automatically process होगा।
प्र: क्या deleted document recover हो सकता है? उ: नहीं, deleted documents permanently remove हो जाते हैं और recover नहीं किए जा सकते। Delete करने से पहले backup सुनिश्चित करें।
प्र: Document successfully process हुआ या नहीं यह कैसे पता करूं? उ: Processing status column check करें। Complete होने पर documents Ready दिखाते हैं, या error होने पर Failed।
प्र: Document process fail हो जाए तो क्या करूं? उ: Document menu (⋮) पर click करके Reprocess select करें। यह option केवल failed documents के लिए दिखाई देता है। यदि बार-बार fail हो, तो file format और size check करें।