إدارة المستندات

تعرّف على كيفية تنظيم مستندات محتواك وتحديثها وصيانتها. يشمل ذلك عرض المستندات، والتنظيم بالمجلدات، وتحديث المحتوى، وإجراء العمليات الجماعية.

كيفية الوصول

1. انقر على Content في الشريط الجانبي
2. اعرض جميع مستنداتك في القائمة

عرض المستندات

ادخل إلى مستنداتك من قسم Content:

• اعرض جميع المستندات في قائمة
• اطّلع على حالة المعالجة لكل مستند
• تحقّق من وقت إضافة المستندات أو تحديثها

تفاصيل المستند

انقر على أيّ مستند لعرض:

تنظيم المستندات

استخدام المجلدات

أنشئ مجلدات لتنظيم المستندات ذات الصلة:

1. انقر على زرّ New Folder (أيقونة المجلد مع علامة زائد)
2. أدخِل اسم المجلد
3. انقر على Create

تنظيم مقترَح:

• حسب الموضوع (المنتجات، السياسات، الأسئلة الشائعة)
• حسب القسم (المبيعات، الدعم، الموارد البشرية)
• حسب نوع المستند (الأدلّة، المراجع، الدروس التعليمية)

نقل المستندات

انقل المستندات بين المجلدات:

1. انقر على قائمة المستند (⋮)
2. اختر Move to Folder
3. اختر المجلد الوجهة

استخدام الوسوم

أضِف وسومًا إلى المستندات لتصنيف مرن:

1. انقر على قائمة المستند (⋮)
2. اختر Manage Tags
3. أضِف الوسوم أو أزِلها حسب الحاجة

تعمل الوسوم جنبًا إلى جنب مع المجلدات — استخدم المجلدات للتنظيم الأساسي والوسوم للفئات الشاملة.

تحديث المستندات

إعادة معالجة مستند فاشل

إذا فشلت معالجة مستند، يمكنك إعادة المحاولة:

1. انقر على قائمة المستند (⋮)
2. اختر Reprocess

استبدال المحتوى

لتحديث محتوى مستند، احذف النسخة القديمة وارفع الملف الجديد. ستُعالَج المستند تلقائيًا.

حذف المستندات

أزِل المستندات التي لم تعد بحاجة إليها:

1. انقر على قائمة المستند (⋮)
2. اختر Delete
3. أكّد الحذف

العمليات الجماعية

أدِر مستندات متعدّدة دفعة واحدة:

1. اختر مستندات متعدّدة باستخدام مربّعات الاختيار
2. استخدم قائمة الإجراءات الجماعية:
   • Move to Folder — نقل المستندات المختارة إلى مجلد
   • Reprocess Failed — إعادة معالجة المستندات الفاشلة في التحديد

البحث والتصفية

ابحث عن مستندات محدّدة:

تُرتَّب المستندات حسب تاريخ الرفع (الأحدث أولًا).

إدارة التخزين

تتبّع استخدام تخزينك:

1. انتقل إلى Dashboard
2. اعرض بطاقة “Storage Used” التي تُظهِر الاستخدام الحالي والحدّ
3. احذف المستندات غير الضرورية لتحرير المساحة

نصائح

• أزِل المستندات القديمة بانتظام للحفاظ على نظافة محتواك
• استخدم المجلدات والوسوم لتنظيم المستندات لسهولة الاسترجاع
• تحقّق من المستندات الفاشلة وأعِد معالجتها عند الحاجة
• لتحديث المحتوى، احذف المستند القديم وارفع النسخة الجديدة
• استخدم العمليات الجماعية لنقل مستندات متعدّدة إلى المجلدات دفعة واحدة
• احذف التكرارات لتجنّب إرباك الـ Agents

أسئلة شائعة

س: كيف أحدّث محتوى مستند؟ ج: احذف المستند القديم وارفع النسخة الجديدة. ستُعالَج المستند الجديد تلقائيًا.

س: هل يمكنني استعادة مستند محذوف؟ ج: لا، تُزال المستندات المحذوفة نهائيًا ولا يمكن استعادتها. تأكّد من وجود نسخة احتياطية قبل الحذف.

س: كيف أعرف ما إذا كانت معالجة المستند قد نجحت؟ ج: تحقّق من عمود حالة المعالجة. تُظهِر المستندات Ready عند الاكتمال، أو Failed في حال وجود خطأ.

س: ماذا أفعل إذا فشلت معالجة مستند؟ ج: انقر على قائمة المستند (⋮) واختر Reprocess. يظهر هذا الخيار فقط للمستندات الفاشلة. إذا استمرّ الفشل، تحقّق من صيغة الملف وحجمه.