Управление документами

Узнайте, как организовывать, обновлять и поддерживать ваши документы. Это включает просмотр документов, организацию с помощью папок, обновление контента и массовые операции.

Как перейти

1. Нажмите Content на боковой панели
2. Просмотрите все ваши документы в списке

Просмотр документов

Получите доступ к документам из раздела Content:

• Просматривайте все документы в виде списка
• Отслеживайте статус обработки каждого документа
• Проверяйте, когда документы были добавлены или обновлены

Сведения о документе

Нажмите на любой документ для просмотра:

Организация документов

Использование папок

Создавайте папки для организации связанных документов:

1. Нажмите кнопку New Folder (значок папки с плюсом)
2. Введите название папки
3. Нажмите Create

Рекомендации по организации:

• По теме (Продукты, Политики, FAQ)
• По отделу (Продажи, Поддержка, HR)
• По типу документа (Руководства, Справочники, Учебные материалы)

Перемещение документов

Перемещайте документы между папками:

1. Нажмите на меню документа (⋮)
2. Выберите Move to Folder
3. Выберите целевую папку

Использование тегов

Добавляйте теги к документам для гибкой категоризации:

1. Нажмите на меню документа (⋮)
2. Выберите Manage Tags
3. Добавьте или удалите теги по необходимости

Теги работают совместно с папками — используйте папки для основной организации и теги для перекрёстных категорий.

Обновление документов

Повторная обработка документа с ошибкой

Если обработка документа завершилась с ошибкой, вы можете повторить попытку:

1. Нажмите на меню документа (⋮)
2. Выберите Reprocess

Замена контента

Для обновления содержимого документа удалите старую версию и загрузите новый файл. Документ будет обработан автоматически.

Удаление документов

Удалите документы, которые вам больше не нужны:

1. Нажмите на меню документа (⋮)
2. Выберите Delete
3. Подтвердите удаление

Массовые операции

Управляйте несколькими документами одновременно:

1. Выберите несколько документов с помощью флажков
2. Используйте меню массовых действий:
   • Move to Folder — переместить выбранные документы в папку
   • Reprocess Failed — повторить обработку документов с ошибками в выборке

Поиск и фильтрация

Находите конкретные документы:

Документы отсортированы по дате загрузки (сначала новые).

Управление хранилищем

Отслеживайте использование хранилища:

1. Перейдите на Dashboard
2. Просмотрите карточку “Storage Used”, показывающую текущее использование и лимит
3. Удалите ненужные документы для освобождения места

Советы

• Регулярно удаляйте устаревшие документы для поддержания порядка
• Используйте папки и теги для организации документов и удобного поиска
• Проверяйте документы с ошибками и повторно обрабатывайте их при необходимости
• Для обновления контента удалите старый документ и загрузите новую версию
• Используйте массовые операции для перемещения нескольких документов в папки за раз
• Удаляйте дубликаты, чтобы не вводить агентов в заблуждение

Частые вопросы

В: Как обновить содержимое документа? О: Удалите старый документ и загрузите новую версию. Новый документ будет обработан автоматически.

В: Можно ли восстановить удалённый документ? О: Нет, удалённые документы удаляются безвозвратно и не могут быть восстановлены. Убедитесь, что у вас есть резервная копия перед удалением.

В: Как узнать, был ли документ успешно обработан? О: Проверьте столбец статуса обработки. Документы показывают Ready при завершении или Failed при наличии ошибки.

В: Что делать, если обработка документа завершилась с ошибкой? О: Нажмите на меню документа (⋮) и выберите Reprocess. Эта опция отображается только для документов с ошибками. Если ошибка повторяется, проверьте формат и размер файла.