Document পরিচালনা

আপনার content document সংগঠিত, update ও রক্ষণাবেক্ষণ করতে শিখুন। এতে document দেখা, folder দিয়ে সংগঠিত করা, content update করা এবং bulk operation সম্পাদন অন্তর্ভুক্ত।

কীভাবে যাবেন

1. Sidebar-এ Content-এ click করুন
2. List-এ আপনার সব document দেখুন

Document দেখা

Content section থেকে আপনার document access করুন:

• List-এ সব document দেখুন
• প্রতিটি document-এর processing status দেখুন
• Document কখন যোগ বা update হয়েছে পরীক্ষা করুন

Document-এর বিবরণ

যেকোনো document-এ click করে দেখুন:

Document সংগঠিত করা

Folder ব্যবহার

সম্পর্কিত document সংগঠিত করতে folder তৈরি করুন:

1. New Folder button-এ (folder icon with plus) click করুন
2. Folder name দিন
3. Create-এ click করুন

প্রস্তাবিত সংগঠন:

• বিষয় অনুযায়ী (Products, Policies, FAQs)
• Department অনুযায়ী (Sales, Support, HR)
• Document type অনুযায়ী (Guides, References, Tutorials)

Document স্থানান্তর

Folder-এর মধ্যে document সরান:

1. Document menu-তে (⋮) click করুন
2. Move to Folder নির্বাচন করুন
3. Destination folder বেছে নিন

Tag ব্যবহার

নমনীয় শ্রেণিবিভাগের জন্য document-এ tag যোগ করুন:

1. Document menu-তে (⋮) click করুন
2. Manage Tags নির্বাচন করুন
3. প্রয়োজনমতো tag যোগ বা সরান

Tag folder-এর পাশাপাশি কাজ করে — প্রাথমিক সংগঠনের জন্য folder এবং cross-cutting বিভাগের জন্য tag ব্যবহার করুন।

Document Update করা

ব্যর্থ Document পুনরায় Process

Document process ব্যর্থ হলে পুনরায় চেষ্টা করতে পারেন:

1. Document menu-তে (⋮) click করুন
2. Reprocess নির্বাচন করুন

Content প্রতিস্থাপন

Document-এর content update করতে পুরানো version delete করে নতুন file আপলোড করুন। Document স্বয়ংক্রিয়ভাবে process হবে।

Document Delete করা

আর প্রয়োজন নেই এমন document সরান:

1. Document menu-তে (⋮) click করুন
2. Delete নির্বাচন করুন
3. Deletion নিশ্চিত করুন

Bulk Operation

একসাথে একাধিক document পরিচালনা করুন:

1. Checkbox ব্যবহার করে একাধিক document নির্বাচন করুন
2. Bulk action menu ব্যবহার করুন:
   • Move to Folder — নির্বাচিত document folder-এ সরান
   • Reprocess Failed — নির্বাচনের মধ্যে ব্যর্থ document পুনরায় process করুন

Search ও Filter

নির্দিষ্ট document খুঁজুন:

Document আপলোড তারিখ অনুযায়ী সাজানো থাকে (নতুন আগে)।

Storage পরিচালনা

আপনার storage ব্যবহার track করুন:

1. Dashboard-এ যান
2. বর্তমান ব্যবহার ও সীমা দেখানো “Storage Used” card দেখুন
3. জায়গা খালি করতে অপ্রয়োজনীয় document delete করুন

পরামর্শ

• Content পরিষ্কার রাখতে নিয়মিত পুরানো document সরান
• সহজ retrieval-এর জন্য folder ও tag দিয়ে document সংগঠিত করুন
• ব্যর্থ document পরীক্ষা করুন এবং প্রয়োজনে reprocess করুন
• Content update করতে পুরানো document delete করে নতুন version আপলোড করুন
• একসাথে একাধিক document folder-এ সরাতে bulk operation ব্যবহার করুন
• Agent-কে বিভ্রান্ত করা এড়াতে duplicate delete করুন

সাধারণ প্রশ্ন

প্রশ্ন: Document-এর content কীভাবে update করব? উত্তর: পুরানো document delete করে নতুন version আপলোড করুন। নতুন document স্বয়ংক্রিয়ভাবে process হবে।

প্রশ্ন: Delete করা document কি পুনরুদ্ধার করা যায়? উত্তর: না, delete করা document স্থায়ীভাবে সরানো হয় এবং পুনরুদ্ধার করা যায় না। Delete করার আগে backup আছে কিনা নিশ্চিত করুন।

প্রশ্ন: Document সফলভাবে process হয়েছে কিনা কীভাবে জানব? উত্তর: Processing status column পরীক্ষা করুন। সম্পন্ন হলে document Ready দেখায়, error হলে Failed দেখায়।

প্রশ্ন: Document process ব্যর্থ হলে কী করব? উত্তর: Document menu-তে (⋮) click করে Reprocess নির্বাচন করুন। এই option শুধুমাত্র failed document-এ দেখা যায়। বারবার ব্যর্থ হলে file format ও size পরীক্ষা করুন।