Gestion des documents
Apprenez à organiser, mettre à jour et maintenir vos documents de contenu. Cela inclut la consultation des documents, l’organisation avec des dossiers, la mise à jour du contenu et les opérations en masse.
Y accéder
- Cliquez sur Content dans la barre latérale
- Consultez tous vos documents dans la liste
Consulter les documents
Accédez à vos documents depuis la section Content :
- Consultez tous les documents dans une liste
- Voyez le statut de traitement de chaque document
- Vérifiez quand les documents ont été ajoutés ou mis à jour
Détails du document
Cliquez sur n’importe quel document pour voir :
| Information | Description |
|---|---|
| Informations du fichier | Nom, taille, format, date de téléversement |
| Statut de traitement | État actuel dans le pipeline |
| Nombre de chunks | Nombre de segments interrogeables créés |
Organiser les documents
Utiliser les dossiers
Créez des dossiers pour organiser les documents connexes :
- Cliquez sur le bouton New Folder (icône dossier avec plus)
- Entrez un nom de dossier
- Cliquez sur Create
Organisation suggérée :
- Par sujet (Produits, Politiques, FAQ)
- Par département (Ventes, Support, RH)
- Par type de document (Guides, Références, Tutoriels)
Déplacer des documents
Déplacez des documents entre les dossiers :
- Cliquez sur le menu du document (⋮)
- Sélectionnez Move to Folder
- Choisissez le dossier de destination
Utiliser les étiquettes
Ajoutez des étiquettes aux documents pour une catégorisation flexible :
- Cliquez sur le menu du document (⋮)
- Sélectionnez Manage Tags
- Ajoutez ou supprimez des étiquettes selon les besoins
Les étiquettes fonctionnent en complément des dossiers — utilisez les dossiers pour l’organisation principale et les étiquettes pour les catégories transversales.
Mettre à jour les documents
Retraiter un document échoué
Si un document échoue au traitement, vous pouvez réessayer :
- Cliquez sur le menu du document (⋮)
- Sélectionnez Reprocess
L’option Reprocess n’apparaît que pour les documents avec un statut “Failed”.
Remplacer du contenu
Pour mettre à jour le contenu d’un document, supprimez l’ancienne version et téléversez le nouveau fichier. Le document sera traité automatiquement.
Supprimer des documents
Supprimez les documents dont vous n’avez plus besoin :
- Cliquez sur le menu du document (⋮)
- Sélectionnez Delete
- Confirmez la suppression
Les documents supprimés sont définitivement retirés et ne peuvent pas être récupérés. Le contenu ne sera plus interrogeable par vos agents.
Opérations en masse
Gérez plusieurs documents à la fois :
- Sélectionnez plusieurs documents avec les cases à cocher
- Utilisez le menu d’action en masse :
- Move to Folder — Déplacer les documents sélectionnés dans un dossier
- Reprocess Failed — Réessayer le traitement pour les documents échoués dans la sélection
Recherche et filtre
Trouvez des documents spécifiques :
| Fonctionnalité | Description |
|---|---|
| Search | Rechercher par nom de document |
| Filtrer par dossier | Cliquez sur un dossier dans le navigateur de documents pour voir son contenu |
| Filtrer par étiquette | Utilisez le filtre d’étiquettes pour afficher les documents avec des étiquettes spécifiques |
Les documents sont triés par date de téléversement (les plus récents en premier).
Gestion du stockage
Suivez votre utilisation du stockage :
- Allez sur le Dashboard
- Consultez la carte “Storage Used” montrant l’utilisation actuelle et la limite
- Supprimez les documents inutiles pour libérer de l’espace
Conseils
- Supprimez régulièrement les documents obsolètes pour garder votre contenu propre
- Utilisez les dossiers et les étiquettes pour organiser les documents et faciliter la recherche
- Vérifiez les documents échoués et retraitez-les si nécessaire
- Pour mettre à jour du contenu, supprimez l’ancien document et téléversez la nouvelle version
- Utilisez les opérations en masse pour déplacer plusieurs documents dans des dossiers à la fois
- Supprimez les doublons pour éviter de confondre vos agents
Questions fréquentes
Q : Comment mettre à jour le contenu d’un document ? R : Supprimez l’ancien document et téléversez la nouvelle version. Le nouveau document sera traité automatiquement.
Q : Puis-je récupérer un document supprimé ? R : Non, les documents supprimés sont définitivement retirés et ne peuvent pas être récupérés. Assurez-vous d’avoir une sauvegarde avant de supprimer.
Q : Comment savoir si un document a été traité avec succès ? R : Vérifiez la colonne de statut de traitement. Les documents affichent Ready quand c’est terminé, ou Failed en cas d’erreur.
Q : Que faire si un document échoue au traitement ? R : Cliquez sur le menu du document (⋮) et sélectionnez Reprocess. Cette option n’apparaît que pour les documents échoués. Si l’échec persiste, vérifiez le format et la taille du fichier.