Gestionar Documentos

Aprenda a organizar, actualizar y mantener sus documentos de content. Esto incluye ver documentos, organizar con carpetas, actualizar contenido y realizar operaciones masivas.

Cómo Llegar

1. Haga clic en Contenido en el menú lateral
2. Vea todos sus documentos en la lista

Ver Documentos

Acceda a sus documentos desde la sección Content:

• Ver todos los documentos en una lista
• Ver el estado de procesamiento de cada documento
• Verificar cuándo se agregaron o actualizaron los documentos

Detalles del Documento

Haga clic en cualquier documento para ver:

Organizar Documentos

Usar Carpetas

Cree carpetas para organizar documentos relacionados:

1. Haga clic en el botón New Folder (icono de carpeta con signo más)
2. Ingrese un nombre de carpeta
3. Haga clic en Create

Organización sugerida:

• Por tema (Productos, Políticas, FAQs)
• Por departamento (Ventas, Soporte, RRHH)
• Por tipo de documento (Guías, Referencias, Tutoriales)

Mover Documentos

Mueva documentos entre carpetas:

1. Haga clic en el menú del documento (⋮)
2. Seleccione Move to Folder
3. Elija la carpeta de destino

Usar Tags

Agregue tags a los documentos para una categorización flexible:

1. Haga clic en el menú del documento (⋮)
2. Seleccione Manage Tags
3. Agregue o elimine tags según sea necesario

Los tags funcionan junto con las carpetas — use carpetas para la organización principal y tags para categorías transversales.

Actualizar Documentos

Reprocesar un Documento Fallido

Si un documento falla al procesarse, puede reintentarlo:

1. Haga clic en el menú del documento (⋮)
2. Seleccione Reprocess

Reemplazar Contenido

Para actualizar el contenido de un documento, elimine la versión anterior y suba el nuevo archivo. El documento se procesará automáticamente.

Eliminar Documentos

Elimine documentos que ya no necesita:

1. Haga clic en el menú del documento (⋮)
2. Seleccione Delete
3. Confirme la eliminación

Operaciones Masivas

Gestione múltiples documentos a la vez:

1. Seleccione múltiples documentos usando las casillas de verificación
2. Use el menú de acciones masivas:
   • Move to Folder — Mover documentos seleccionados a una carpeta
   • Reprocess Failed — Reintentar el procesamiento de documentos fallidos en la selección

Buscar y Filtrar

Encuentre documentos específicos:

Los documentos se ordenan por fecha de subida (más recientes primero).

Gestión de Almacenamiento

Rastree su uso de almacenamiento:

1. Vaya al Dashboard
2. Vea la tarjeta “Storage Used” que muestra el uso actual y el límite
3. Elimine documentos innecesarios para liberar espacio

Consejos

• Elimine documentos desactualizados regularmente para mantener su contenido limpio
• Use carpetas y tags para organizar documentos y facilitar su recuperación
• Verifique los documentos fallidos y reprocéselos cuando sea necesario
• Para actualizar contenido, elimine el documento anterior y suba la nueva versión
• Use operaciones masivas para mover múltiples documentos a carpetas a la vez
• Elimine duplicados para evitar confundir a sus agents

Preguntas Frecuentes

P: ¿Cómo actualizo el contenido de un documento? R: Elimine el documento anterior y suba la nueva versión. El nuevo documento se procesará automáticamente.

P: ¿Puedo recuperar un documento eliminado? R: No, los documentos eliminados se eliminan permanentemente y no se pueden recuperar. Asegúrese de tener una copia de seguridad antes de eliminar.

P: ¿Cómo sé si un documento se procesó correctamente? R: Verifique la columna de estado de procesamiento. Los documentos muestran Ready cuando están completos, o Failed si hubo un error.

P: ¿Qué debo hacer si un documento falla al procesarse? R: Haga clic en el menú del documento (⋮) y seleccione Reprocess. Esta opción solo aparece para documentos fallidos. Si continúa fallando, verifique el formato y el tamaño del archivo.